かかりつけ税理士増本とうきゅうのブログです。
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DocuWorks
今年の夏の当事務所の取り組みは、「ペーパーレス化」です。

紙購入コストやカウンター料、書類保管スペース等の削減を目指しつつ、地球環境にも配慮した取り組みです。

まず、スタッフにセミナーに参加してもらいました。

実際に「ドキュワークス(DocuWorks)」を導入して、ペーパーレス化を実現している税理士事務所の所長さんが講師となって、導入事例を紹介してくれました。

その事務所では、顧問先のデータは勿論、専門書もスキャニングして電子データとして保存するという徹底ぶりで、妥協をしないことと始められるものから始めることが導入成功のキモとのこと。

これを参考に当事務所でも導入に向けて検討を開始しました。

必要となるものは、ドキュワークスのソフト、1人2台のディスプレー、スキャナーそして運用ルールです。

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所内全員がダブルディスプレーとなり、例えば、写真のように左の画面でスキャニングした証憑類を、右の画面の業務用ソフトで処理をする、といった作業手順が行えます。

今までは、ひとつの画面で、作業の都度開いたり閉じたりしていた作業が半減し、これだけで作業効率がアップしました。

また、サーバー内にファイルを格納するためのフォルダーについてルール化し、間違っても個人のデスクトップに保存することがないように運用を徹底することにしました。

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先週には、所内でドキュワークスの勉強会を行いました。ドキュワークスは、スキャニングした文書を保存するだけでなく、実際の文書のように束ねたり、ばらしたり、付箋をつけたり、書き込みが出来たりするソフトです。

実際に使ってみて、かなり使いやすいという感想です。まだ基本編ですが、今後使いこなせば、かなりのことが出来そうです。

また、当所で記帳代行をしている顧問先様については、従来紙ベースの総勘定元帳をお渡ししていましたが、今後ファイル化したものをCDでお渡しすることも考えています。

当事務所での「ペーパーレス化」の第一歩が始まりました。
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by masumoto-tax | 2008-09-17 17:03
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